【イベント制作】ミスやトラブルを未然に防ぐ―段階ごとのリスク
2012.09.03
●忘れていませんか？こんなミス、あんなトラブル
イベント制作では、高い理想に向かって前に進むことが大切ですが、そのウラの要素である危険要因を洗い出しリスク管理することで、イベントの精度がぐんと高まります。
意外と忘れがちな基本的リスク要因を業務内容ごとにまとめてみました。
●構想企画や基本計画の段階では？
イベントの構想や企画、計画を練る段階で、気をつけておきたい危険要因は、以下のとおり。
(1)開催日時、スケジュール設定のミス（連休、祝日、他行事開催日の確認など）
(2)天候予測（梅雨時、台風など）
(3)立地、会場選択の負要因（交通アクセス、認知度、会場のステイタスなど）
(4)資金不足、収支予測計画の不在
(5)来場者層と開催地区の不均衡
(6)イベント内容の魅力欠乏
(7)主催・後援・協力等の過去のマイナス実績による信頼度の低下
(8)開催地区の社会環境の負要因（暴力団関係など）
●実施計画や制作、実施の段階では？
運営業務は、イベントの規模によっていくつかの業務に分かれます。
まずは、総務的な役割を担当する事務局業務の場合は、以下のとおり。
(1)主催者側、運営側の経験不足
(2)政治問題、国際的配慮
(3)開催地区での協力体制の不備
(4)雇用問題、ボランティア体制の不備
(5)会場施設、展示物、参加者、スタッフの労災等保険手配ミス
(6)財務管理、会計管理の不備
(7)チケット販売とパブリシティ調整の問題
(8)各種許認可手続きの不備
(9)指揮・命令系統の問題（連絡の遅滞・不徹底）
(10)イベント中止保険の付保の不備
(11)出演者との契約、二次使用権等の問題
(12)音楽著作権の使用許可
(13)イベント内規制の不徹底（火気、ゴミ、食品販売など）
次に、来場者や参加者の管理業務では、以下のとおり。
(1)スタッフの経験不足
(2)来場者・参加者の動線、案内業務の問題
(3)来場者・参加者の状態や反応（待ち時間、待機場所、定員オーバーなど）
(4)無制限入場の問題
(5)迷子の対処
(6)高齢者、身体障害者への対応
(7)遺失物の対処
そして、交通や宿泊業務では、以下のとおり。
(1)来場者・参加者の輸送手段の手配ミス
(2)駐車場の設定、警備、整理、誘導、スタッフの手配ミス
(3)路上の交通誘導の問題
(4)機材、展示品の輸送、搬入、搬出、設置管理の確認ミス
(5)機材、展示品のレンタル契約と保険の付保のミス
(6)来場者・参加者の宿泊施設の確保ミス
(7)ゲスト・スタッフの宿泊施設の確保ミス
そのほかの会場、警備、広報などについては、次の回で記します。
参考資料⇒⇒イベントのカリキュラム研究（日本イベント産業振興協会）