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【イベント制作】ミスやトラブルを未然に防ぐ―会場・広報業務

2012.09.04

●会場にかかわる安全管理業務は?

イベントの内容やスケジュールにばかり気がいってしまって、会場の安全面や警備、ゴミ処理については怠りがちです。
会場や会場周辺の現地調査を必ず行って、計画や対策を練りましょう。
まずは、実施する会場、施設にかかわる安全管理業務は、以下のとおり。
 (1)防災問題等、緊急時の対応(震災、テロなど)
 (2)施設、装飾物、設備の安全性の問題
 (3)医療対策、連携の問題
 (4)飲食物の安全性の問題
会場の警備体制で留意したい点は、以下のとおり。
 (1)警備計画基本方針の不在
 (2)警備専門会社への業務委託契約の不備
 (3)開催地区管轄の警察との連絡ミス
 (4)警備員の経験不足
 (5)出入口管理の不徹底(不審者侵入など)
 (6)受付・関係者通行管理不徹底
 (7)機械管理の不徹底
 (8)警備員相互の連絡、引き継ぎ問題
 (9)火災時の対応不備
 (10)ケガ人発生時の警備対応
 (11)VIPの警備対応
会場の清掃業務については、以下のとおり。
 (1)環境衛生問題の未チェック
 (2)産業廃棄物の処理の未チェック
●広報業務でのリスク管理は?
いざイベントがはじまってみたら、人が来ないではお話になりません。
広報計画をたてるにあたって、以下の点も注意しましょう。
 (1)各種メディアへの連絡、伝達トラブル
 (2)パブリシティと広告のタイミングと予算配分のミス
 (3)チケット販売、広告、パブリシティの連動問題
 (4)パブリシティ、パンフレットの予算の問題
 (5)VIPへの連絡、対応の不備
 (6)事故発生後の対応(情報ルート、情報の内容の問題)
●会場設備業務では?
会場の設備や備品にかかわるチェック項目は以下のとおり。
 (1)会場設備、施工物のスケジュール管理ミス
 (2)会場内・外の設備の不備
 (3)使用機材の不備
 (4)会場レンタル時の指定業者との確認ミス
 (5)施設用途と施設設備の不一致、用途外使用問題
 (6)騒音、臭気等周辺環境問題
 (7)雨天、酷暑、寒冷等の対策ミス
 (8)間仕切り、ロープ等の不備
 (9)標識、サイン計画の不備
 (10)高齢者、身体障害者への施設設計の不備
構想企画・基本計画の段階でのリスク項目を含め、イベント制作をされる際の参考にしてみてください。
イベント制作にかかるご相談では、運営マニュアル、トラブル対応マニュアル、進行台本の作成も行っています。
参考資料⇒⇒イベントのカリキュラム研究(日本イベント産業振興協会)

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