【イベント制作】ミスやトラブルを未然に防ぐ―会場・広報業務
2012.09.04
●会場にかかわる安全管理業務は？
イベントの内容やスケジュールにばかり気がいってしまって、会場の安全面や警備、ゴミ処理については怠りがちです。
会場や会場周辺の現地調査を必ず行って、計画や対策を練りましょう。
まずは、実施する会場、施設にかかわる安全管理業務は、以下のとおり。
(1)防災問題等、緊急時の対応（震災、テロなど）
(2)施設、装飾物、設備の安全性の問題
(3)医療対策、連携の問題
(4)飲食物の安全性の問題
会場の警備体制で留意したい点は、以下のとおり。
(1)警備計画基本方針の不在
(2)警備専門会社への業務委託契約の不備
(3)開催地区管轄の警察との連絡ミス
(4)警備員の経験不足
(5)出入口管理の不徹底（不審者侵入など）
(6)受付・関係者通行管理不徹底
(7)機械管理の不徹底
(8)警備員相互の連絡、引き継ぎ問題
(9)火災時の対応不備
(10)ケガ人発生時の警備対応
(11)VIPの警備対応
会場の清掃業務については、以下のとおり。
(1)環境衛生問題の未チェック
(2)産業廃棄物の処理の未チェック
●広報業務でのリスク管理は？
いざイベントがはじまってみたら、人が来ないではお話になりません。
広報計画をたてるにあたって、以下の点も注意しましょう。
(1)各種メディアへの連絡、伝達トラブル
(2)パブリシティと広告のタイミングと予算配分のミス
(3)チケット販売、広告、パブリシティの連動問題
(4)パブリシティ、パンフレットの予算の問題
(5)VIPへの連絡、対応の不備
(6)事故発生後の対応（情報ルート、情報の内容の問題）
●会場設備業務では？
会場の設備や備品にかかわるチェック項目は以下のとおり。
(1)会場設備、施工物のスケジュール管理ミス
(2)会場内・外の設備の不備
(3)使用機材の不備
(4)会場レンタル時の指定業者との確認ミス
(5)施設用途と施設設備の不一致、用途外使用問題
(6)騒音、臭気等周辺環境問題
(7)雨天、酷暑、寒冷等の対策ミス
(8)間仕切り、ロープ等の不備
(9)標識、サイン計画の不備
(10)高齢者、身体障害者への施設設計の不備
構想企画・基本計画の段階でのリスク項目を含め、イベント制作をされる際の参考にしてみてください。
イベント制作にかかるご相談では、運営マニュアル、トラブル対応マニュアル、進行台本の作成も行っています。
参考資料⇒⇒イベントのカリキュラム研究（日本イベント産業振興協会）