【社員総会の開催】コロナ禍での対応

このところ、スポーツ団体からのコロナ禍に伴う感染リスクを回避した理事会、社員総会の開催に関するご相談が増えています。
理事会開催につづき、一般社団法人の社員総会開催にあたってのポイントを記します。

●オンラインでの社員総会開催
社員総会が開催される場所に社員がいなくても、web会議、TV会議などにより、出席者が一堂に会するのと同じように十分に議論できる環境あれば、オンラインでの社員総会が可能です。

●代理人による議決権の行使(委任状)
社員総会に出席せずに、代理人による議決権の行使が可能です。
その際には、代理権を証明する書面(委任状)を法人に提出します。

●書面・電磁的方法による議決権の行使
議案への賛成・反対を記載した議決権行使書面を、郵送やメールで提出して決議する方法も可能です。
流れは、以下のとおり。
・社員総会の招集を決めるときに、その方法で議決権行使できることを定める
・招集通知とともに、議案を記載した社員総会資料と各議案についての賛否を記載する議決権行使書面を社員に送付する

●社員総会決議の省略(みなし決議)
社員の全員が議案への同意の意思表示をしたときは、その議案について社員総会の決議があったものとみなされます。
したがって、現実に社員総会を開催する必要はありません。
流れは、以下のとおり。
・社員全員に、提案書と同意書を郵送やメールで送付する
・社員全員から、郵送またはメールで同意書をもらう

●現実に社員総会を開催する場合
この時期なので当然ですが、役員の着席の距離や消毒、除菌、換気に配慮して開催しましょう。

スポーツ団体ガバナンスコードにおいては、「法令等に基づき適切な団体運営を行うべき」とされています。スポーツ団体において、理事会・社員総会を開催する際の参考にしてください。
弊所では、スポーツ団体の運営に関するアドバイスを行っています。ご相談の際は、メール またはお電話にてお問い合わせください。
リモート(Zoom)でのお打合せにも対応可能です。

杉本理惠 行政書士事務所

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PROFILE

杉本 理惠
千葉県出身
ITインストラクター、高等教育分野のコンサルティング会社などを経て、スポーツ界に。スポーツマネジメント会社では各種スポーツイベントのプロデュース、スポーツ指導者のランニングサイトなど企画制作を担当。現在、行政書士としてプロスポーツクラブ、地域スポーツクラブ、スポーツイベント制作、スポーツマーケティング、アスリートなどのスポーツ関連のクライアントをメインに、スポーツにかかわるさまざまなプロジェクトに日々取り組んでいます。